Dirigeant d’entreprise, vous êtes aujourd’hui à la tête de votre activité, polyvalent, organisé et méticuleux, vous utilisez la totalité de votre énergie et de vos forces dans la réussite de votre entreprise. Cependant, vous restez humain et le poids des tâches et des décisions peut parfois être lourd sur vos épaules.
Nous savons qu’en tant que chef d’entreprise vous êtes à la fois comptable, DRH, commercial et surtout manager… Effectuer des tâches et prendre des décisions importantes dans tous ces postes au sein de votre entreprise constitue une charge de travail physique et mentale conséquente.
Cela peut parfois vous conduire, chef d’entreprise, à douter de vos propres décisions et à perdre en sérénité. Or, cette surcharge peut avoir des effets néfastes et de mauvaises répercutions sur l’économie de votre entreprise.
Il existe une solution simple, que trop peu de chef d’entreprise mette en place pour soulager leur charge de travail par peur ou manque de confiance : Déléguer à ses collaborateurs ! Grand nombre de chefs d’entreprise peine ainsi à déléguer par peur de perdre la maîtrise sur l’activité de leur entreprise. Mais déléguer est une étape cruciale au bon développement et à la réussite de votre entreprise.
Les étapes pour réussir à déléguer une partie de votre travail de façon efficace
1. Identifier et prioriser les tâches à déléguer
Dans un premier temps, nous vous recommandons de lister vos tâches et de les prioriser en fonction des responsabilités qu’elles demandent.
En effet, toutes vos tâches ne peuvent pas être délégué. Il faut découper le travail de façon stratégique et vous concentrer sur l’essentiel de vos activités qui requiert votre attention et vos compétences.
Vous pouvez déléguer les tâches qui ne demandent pas trop de responsabilités et sont récurrentes comme par exemple :
- L’envoi des devis, des relances et des factures
- La mise à jour du CRM
- La rédaction d’articles de blog etc…
Essayer tant que possible de déléguer les tâches en rapport avec les intérêts de vos collaborateurs afin de pouvoir les aider à monter en compétences.
2. Fixer les objectifs
Lorsque l’on délègue des tâches, fixer un objectif est une étape primordiale. Un objectif permet de communiquer ce que j’attends de mon collaborateur. Que ce soit une donnée chiffrée une échéance ou bien un nombre de pages à atteindre, le collaborateur à qui vous déléguez la tâche doit comprendre les limites de manière simple. Transmettez avec pédagogie les éléments nécessaires à la réussite de la tâche que vous allez déléguer.
3. Déterminer les points forts de vos collaborateurs
En amont du processus de délégation il est essentiel que vous connaissiez les points forts de vos collaborateurs afin de pouvoir leur attribuer les tâches qui correspondent à leurs compétences pour une délégation plus efficace.
Pour cela, nous vous conseillons de mettre en place avec eux des entretiens individuels où vous prenez le temps de leur demander quelles sont leurs centres d’intérêt et leur souhait d’amélioration professionnelle. Car déléguer une tâche à votre collaborateur doit lui offrir une opportunité de monter en compétences.
4. Mettez en place des process à suivre pour chaque tâche
Mettez en place des process pour chaque tâche déléguée à vos collaborateurs. Ces process, réalisés par vos soins, doivent être une sorte de guide, de feuilles de route afin de mener votre collaborateur à la réussite de la tâche que vous lui aviez délégué.
Cela permet d’optimiser un maximum le travail de chacun. Déterminer les étapes à suivre pour faire face à chaque situation. Et enfin, tester vous-même ces process afin d’identifier leurs performances avant de les faire réaliser à vos collaborateurs.
5. Mettez un point d’honneur sur la communication interne et les feedbacks
Une bonne délégation ne peut être réussie sans communication entre vous et vos collaborateurs. Vous devez veiller à ce que personne ne reste sur le côté sans réponse. Pour cela organiser un suivi régulier de l’avancée des tâches, faites des retours sur le travail de vos collaborateurs : les réussites, comme des axes d’amélioration. La notion de feed-back est primordiale afin que toutes les parties prenantes travaillent dans la même direction.
Il est important de demander régulièrement un ressenti à vos collaborateurs pour savoir ce que vous pourriez améliorer à l’avenir.
Avait-il assez d’informations pour réaliser cette tâche ? A-t-il rencontré des difficultés ?
Toujours avoir une vision d’amélioration et d’optimisation
6. Investissez dans la formation de vos collaborateurs
Dans certains cas, où vous ne pourriez pas déléguer une tâche car, vous etes le seul à posséder la compétence nécessaire. Pourtant, la déléguer vous permettrait de libérer du temps afin de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Pour certains chefs d’entreprise la formation des collaborateurs et vu comme une perte de temps et un coût supplémentaire.
Cependant, il faut percevoir la formation des collaborateurs comme un investissement sur le long terme, un investissement qui sera rentabilisé plus tard lorsque vous pourrez déléguer des tâches importantes à vos collaborateurs qui seront montés en compétences.